บทความนี้เหมาะกับใคร
ร้านค้า StoreHub ที่มีลูกค้าคนเดียวกันบันทึกไว้ซ้ำ 2 ครั้งในรายชื่อลูกค้า และต้องการรวมข้อมูลเหล่านั้นให้เหลือรายการเดียว เพื่อให้ store credit แต้ม และประวัติการซื้อทั้งหมดอยู่ในที่เดียวกัน
ภาพรวม
เมื่อเพิ่มลูกค้าคนเดียวกันมากกว่า 1 ครั้งด้วยเบอร์มือถือเดียวกัน store credit แต้ม และประวัติการซื้อของลูกค้าคนนั้นจะแยกกันอยู่ในข้อมูลลูกค้า 2 รายการ และไม่มีรายการใดแสดงภาพรวมทั้งหมดของลูกค้า
ตอนนี้ BackOffice ค้นหาข้อมูลลูกค้าที่ซ้ำกันและรวมให้คุณได้ คุณเป็นผู้เลือกว่าจะเก็บข้อมูลรายการใดไว้ ระบบจะย้าย store credit แต้ม และประวัติการซื้อจากข้อมูลอีกรายการมาไว้ในข้อมูลที่คุณเก็บไว้ แล้วเลิกใช้ (retire) ข้อมูลที่เกินมา
นอกจากนี้ BackOffice จะไม่ให้คุณบันทึกเบอร์มือถือที่มีลูกค้าใช้อยู่แล้ว ทั้งตอนเพิ่มลูกค้าใหม่และตอนแก้ไขข้อมูลลูกค้าเดิม เพื่อไม่ให้ปัญหานี้สะสมขึ้นอีก ส่วนเบอร์สมมติ (placeholder) ไม่กี่เบอร์ เช่น 00000000 หรือ 12345678 ระบบจะไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ และบันทึกเบอร์นั้นให้ลูกค้ามากกว่า 1 คนได้ ดูหัวข้อ 'เบอร์ที่ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ' ด้านล่าง
ก่อนเริ่มต้น
คุณต้องเข้าใช้ BackOffice ได้ และบัญชีพนักงานของคุณต้องมีสิทธิ์ 'Merge Duplicate Customers' ใน 'Limit BackOffice Access' หากไม่มีสิทธิ์นี้ หน้า Duplicates จะเปิดไม่ได้ ดูบทความ วิธีจัดการพนักงาน เพื่อตรวจสอบหรือเปลี่ยนสิทธิ์นี้
อย่าใช้ 'Delete' เพื่อลบข้อมูลซ้ำ การลบเป็นการลบถาวร และรายการขายที่อยู่ในข้อมูลนั้นจะไม่มีลูกค้าผูกอยู่เลย ให้ใช้การรวมข้อมูลแทน ซึ่งจะรวมทุกอย่างไว้ในข้อมูลที่คุณเก็บไว้
ระบบจัดกลุ่มข้อมูลซ้ำตามเบอร์มือถือเท่านั้น ระบบจะไม่จัดลูกค้าที่ชื่อเหมือนกันแต่เบอร์ต่างกันไว้ในกลุ่มเดียวกันเลย ส่วนเบอร์สมมติ (placeholder) ไม่กี่เบอร์ เช่น 00000000 หรือ 12345678 จะไม่อยู่ในการตรวจนี้เลย ดูหัวข้อ 'เบอร์ที่ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ' ด้านล่าง
การรวมข้อมูลย้อนกลับไม่ได้ อ่านให้ดีว่าจะรวมอะไรบ้างก่อนกดยืนยัน
บางกลุ่มไม่ใช่ข้อมูลซ้ำจริง หากคน 2 คนที่เป็นคนละคนกันใช้เบอร์เดียวกัน เช่น เบอร์โทรของครอบครัวหรือเบอร์โทรของร้าน ให้ซ่อนกลุ่มนั้นแทนการรวม ดูหัวข้อ 'ซ่อนกลุ่มที่ไม่ใช่ข้อมูลซ้ำ' ด้านล่าง และซ่อนกลุ่มให้เรียบร้อยก่อนใช้ 'Merge all duplicates'
คำแนะนำทีละขั้นตอน
ค้นหาลูกค้าที่ซ้ำกัน
ก่อนเริ่ม ให้ค้นหาในระบบเพื่อหาและทำเครื่องหมายบัญชีลูกค้าที่ซ้ำกัน
1. ใน BackOffice ให้ไปที่ 'Customers'
2. หาก BackOffice พบข้อมูลซ้ำ จะมีข้อความแสดงเหนือรายชื่อลูกค้า บอกว่ามีลูกค้ากี่คนที่ปรากฏมากกว่า 1 ครั้ง คลิก 'Review duplicates'
หมายเหตุ:
ไม่มีตัวเลือก 'Duplicates' ในเมนูด้านข้าง เข้าหน้านี้ได้ผ่านข้อความนี้เท่านั้น หากไม่เห็นข้อความ อาจเป็นเพราะไม่มีข้อมูลซ้ำ บัญชีพนักงานของคุณไม่มีสิทธิ์ 'Merge Duplicate Customers' หรือฟีเจอร์นี้ยังไม่เปิดให้บัญชีของคุณ เนื่องจากกำลังทยอยเปิดให้ใช้งาน
3. หน้า 'Duplicate customer records' จะเปิดขึ้น แต่ละกลุ่มในหน้านี้คือเบอร์มือถือ 1 เบอร์และข้อมูลลูกค้าทุกรายการที่ใช้เบอร์นั้น หน้านี้จะบอกจำนวนกลุ่มที่พบ และช่องค้นหาเหนือรายการช่วยให้คุณไปที่ลูกค้าคนใดคนหนึ่งได้ทันทีด้วยชื่อหรือเบอร์ ช่องค้นหานี้มีประโยชน์เมื่อมีกลุ่มมากจนเลื่อนดูไม่ไหว
รวมข้อมูลซ้ำทีละกลุ่ม
ใช้วิธีนี้เมื่อต้องการตรวจสอบแต่ละกลุ่มด้วยตัวเองก่อนรวม
1. ที่หน้า 'Duplicate customer records' ให้หากลุ่มที่ต้องการแก้ไข แล้วคลิก 'Review and merge'
2. ในขั้นตอน 'Choose who to keep' ให้เลือกข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ BackOffice จะทำเครื่องหมาย 'Recommended to keep' ไว้ที่ข้อมูล 1 รายการ โดยเลือกตามลำดับนี้:
ข้อมูลที่ผูกกับบัญชี Beep
ถัดไปคือข้อมูลที่มี store credit สูงที่สุด
ถัดไปคือข้อมูลที่มีการซื้อล่าสุด
ถัดไปคือข้อมูลที่มีแต้มมากที่สุด
หมายเหตุ:
นี่เป็นเพียงคำแนะนำ ไม่ใช่ข้อบังคับ คุณเลือกอีกรายการได้
3. คลิก 'Continue'
4. ในขั้นตอน 'Review what changes' ให้ตรวจสอบตารางทั้ง 3 ตาราง ตาราง 'Customer details' แสดงว่าจะเก็บชื่อ อีเมล และ Member ID จากข้อมูลรายการใด ส่วนตาราง 'Purchase History' และ 'Loyalty' จะมีแถว 'After merge' อยู่ท้ายตาราง ซึ่งแสดงยอดรวมหลังรวมข้อมูล
สำคัญ:
ทุกอย่างที่กรอกไว้เฉพาะในข้อมูลอีกรายการ เช่น อีเมล วันเกิด หรือแท็ก จะไม่ย้ายมาด้วย และเรียกคืนไม่ได้หลังจากกดยืนยัน ส่วน cashback ทำงานต่างออกไปอีกแบบ ยอด cashback ที่รวมกันแล้วจะใช้วันหมดอายุของข้อมูลที่คุณเก็บไว้ ดังนั้นหาก cashback ของข้อมูลนั้นหมดอายุเร็วกว่า ยอดที่รวมกันทั้งหมดก็จะหมดอายุเร็วขึ้นด้วย วันหมดอายุนี้ไม่แสดงที่ใดเลยใน BackOffice รวมถึงในขั้นตอนนี้ คุณจึงตรวจสอบก่อนรวมข้อมูลไม่ได้ ส่วน store credit ไม่มีวันหมดอายุ จึงไม่มีอะไรสูญเสียในส่วนนี้
5. คลิก 'Merge'
6. อ่านข้อความยืนยัน ซึ่งจะระบุชื่อข้อมูลที่จะเลิกใช้ (retire) และเตือนว่าการรวมข้อมูลย้อนกลับไม่ได้ คลิก 'Confirm'
7. ขั้นตอน 'Merge complete' จะแสดงสิ่งที่ลูกค้าที่คุณเก็บไว้มีอยู่ในตอนนี้ และมีแผง 'What was merged' อยู่ด้านล่าง ซึ่งแสดงประเภทข้อมูลที่ย้ายมา คลิก 'Back to duplicates' เพื่อทำต่อ หรือคลิก 'View customer' เพื่อเปิดดูข้อมูลลูกค้า
รวมข้อมูลซ้ำทุกกลุ่มพร้อมกัน
ใช้วิธีนี้เมื่อคุณดูรายการทั้งหมดแล้ว และยินดีให้ BackOffice รวมข้อมูลทั้งหมดให้
สำคัญ:
'Merge all duplicates' จะไม่ให้คุณเลือกทีละกลุ่ม ระบบจะรวมทุกกลุ่มเข้ากับข้อมูลที่ BackOffice แนะนำ ดังนั้นหากต้องการเลือกเองว่าจะเก็บข้อมูลรายการใด ให้ดูรายการก่อน BackOffice จะข้ามกลุ่มที่ข้อมูลทั้ง 2 รายการมีชื่อหรือวันเกิดไม่ตรงกัน และเก็บกลุ่มเหล่านั้นไว้ในรายการให้คุณตรวจสอบเอง
เบอร์โทรศัพท์ที่คน 2 คนใช้ร่วมกันจริง เช่น เบอร์โทรของครอบครัวหรือเบอร์โทรของร้าน จะแสดงเป็นกลุ่มในหน้านี้เหมือนกลุ่มอื่น 'Merge all duplicates' จะไม่หยุดถามคุณเกี่ยวกับกลุ่มนี้ และการรวมข้อมูลย้อนกลับไม่ได้ ให้อ่านรายการก่อน แล้วซ่อนกลุ่มที่ไม่ใช่ข้อมูลซ้ำจริง ดูหัวข้อ ซ่อนกลุ่มที่ไม่ใช่ข้อมูลซ้ำ
1. ที่หน้า 'Duplicate customer records' ให้คลิก 'Merge all duplicates'
2. อ่านข้อความ ซึ่งจะบอกว่าจะรวมข้อมูลกี่กลุ่ม และยืนยันว่าแต่ละกลุ่มจะเก็บข้อมูลที่ระบบแนะนำไว้
3. คลิก 'Merge all duplicates' เพื่อยืนยัน
4. BackOffice จะทยอยรวมข้อมูลทีละกลุ่มและแสดงความคืบหน้า เมื่อเสร็จแล้ว จะมีการ์ดบอกจำนวนกลุ่มที่รวมแล้ว และ 'Download summary' จะให้ไฟล์ CSV ที่แสดงว่าเกิดอะไรขึ้นกับแต่ละกลุ่มและเพราะอะไร
หมายเหตุ:
การ์ดสรุปจะไม่หายไป การ์ดจะอยู่ในหน้า Duplicates โดยไม่มีกำหนดเวลา และจะไม่หายไปแม้คุณออกจากหน้านั้น ระบบจะแทนที่การ์ดนี้ก็ต่อเมื่อคุณปิดการ์ด หรือเมื่อคุณสั่งรวมข้อมูลทุกกลุ่มพร้อมกันอีกครั้งเท่านั้น ดังนั้นให้ดาวน์โหลดไฟล์ CSV ก่อนทำอย่างใดอย่างหนึ่ง
BackOffice จะไม่รวมข้อมูล 2 รายการที่ดูเหมือนเป็นคนละคนกัน ก่อนรวมแต่ละกลุ่ม ระบบจะเปรียบเทียบชื่อ นามสกุล และวันเกิดในข้อมูลทั้ง 2 รายการ หากทั้ง 2 รายการมีข้อมูลในช่องนั้นแต่ไม่ตรงกัน ระบบจะข้ามกลุ่มนั้นไป หากช่องใดกรอกไว้ในรายการหนึ่งแต่เว้นว่างในอีกรายการ จะไม่นับว่าไม่ตรงกัน และระบบจะไม่เปรียบเทียบอีเมล
การตรวจสอบนี้ทำงานเฉพาะเมื่อใช้ 'Merge all duplicates' เท่านั้น เมื่อคุณรวมข้อมูลทีละกลุ่มเอง คุณต้องเป็นผู้เปรียบเทียบข้อมูลทั้ง 2 รายการเอง กลุ่มที่ไม่ผ่านการตรวจนี้จะยังอยู่ในรายการ หากข้อมูลทั้ง 2 รายการเป็นคนเดียวกันจริง ให้รวมกลุ่มนั้นแยกต่างหากตามหัวข้อ รวมข้อมูลซ้ำทีละกลุ่ม หรือซ่อนกลุ่มนั้นหากไม่ใช่คนเดียวกัน
ซ่อนกลุ่มที่ไม่ใช่ข้อมูลซ้ำ
หากข้อมูล 2 รายการใช้เบอร์เดียวกันจริง คุณนำกลุ่มนั้นออกจากรายการได้
1. ที่หน้า 'Duplicate customer records' ให้หากลุ่มนั้น แล้วคลิก 'Hide'
2. คลิก 'Hide' อีกครั้งเพื่อยืนยัน กลุ่มนั้นจะไม่แสดงอีก และจำนวนข้อมูลซ้ำจะลดลง เมื่อไม่มีกลุ่มเหลือแสดงอยู่ ข้อความในหน้า Customers ก็จะหายไปด้วย นอกจากนี้ 'Merge all duplicates' จะไม่รวมกลุ่มที่ซ่อนไว้ จึงไม่มีทางรวมกลุ่มนั้นโดยไม่ตั้งใจ
3. หากต้องการดูกลุ่มที่ซ่อนไว้อีกครั้ง ให้ติ๊ก 'Show hidden groups' รายการจะเปลี่ยนไปแสดงเฉพาะกลุ่มที่ซ่อนไว้ พร้อมวันที่ซ่อนและชื่อผู้ที่ซ่อน คลิก 'Show again' เพื่อนำกลุ่มนั้นกลับมาแสดง
สำคัญ:
การซ่อนใช้ได้กับข้อมูลที่มีอยู่แล้วเท่านั้น นับจากนี้ไป เบอร์มือถือ 1 เบอร์จะเป็นของลูกค้าได้เพียง 1 คน คุณจึงสร้างโปรไฟล์ที่ 2 ด้วยเบอร์โทรของครอบครัวหรือของร้านที่ใช้ร่วมกันไม่ได้ หากคน 2 คนต้องมีโปรไฟล์ของตัวเองจริง แต่ละคนต้องใช้เบอร์มือถือของตัวเอง ข้อยกเว้นเดียวคือเบอร์สมมติ (placeholder) ไม่กี่เบอร์ เช่น 00000000 หรือ 12345678 ดูหัวข้อ 'เบอร์ที่ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ'
เบอร์ที่ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ
เบอร์มือถือบางเบอร์ใช้เป็นเบอร์สมมติ (placeholder) ไม่ใช่เบอร์ติดต่อจริง StoreHub จะไม่ถือว่าเบอร์เหล่านี้เป็นข้อมูลซ้ำ ระบบจะไม่จัดกลุ่มข้อมูลลูกค้าที่ใช้เบอร์สมมติเบอร์เดียวกัน และจะไม่ขอให้คุณรวมข้อมูลเหล่านั้นเลย
ระบบจะถือว่าเป็นเบอร์สมมติ หากเบอร์นั้นเป็น:
ตัวเลขเดียวกันซ้ำกันตั้งแต่ 8 หลักขึ้นไป เช่น 00000000 หรือ 99999999 หรือ
เบอร์ใดเบอร์หนึ่งใน 6 เบอร์นี้: 12345678, 123456789, 1234567890, 012345678, 0123456789 หรือ 01234567890
กฎทั้ง 2 ข้อนี้ใช้กับทั้งเบอร์ที่บันทึกพร้อมรหัสประเทศและเบอร์ที่ไม่มีรหัสประเทศ
เมื่อคุณเพิ่มหรือแก้ไขลูกค้าใน BackOffice ระบบจะไม่ห้ามคุณบันทึกเบอร์เหล่านี้ คุณจึงบันทึกเบอร์สมมติเบอร์เดียวกันให้ลูกค้ามากกว่า 1 คนได้ และระบบจะบันทึกเบอร์ตรงตามที่คุณพิมพ์ทุกประการ กฎเรื่องความยาวและรูปแบบของเบอร์โทรศัพท์ไม่ได้เปลี่ยน ดังนั้นหากก่อนหน้านี้ BackOffice ไม่รับเบอร์ใด ตอนนี้ก็ยังไม่รับเบอร์นั้นเช่นเดิม
ข้อมูลนี้ครอบคลุมการเพิ่มและแก้ไขลูกค้าใน BackOffice ส่วนกรณีนำเข้าไฟล์ CSV ให้ดูคำถามข้อ 12 ในหัวข้อคำถามที่พบบ่อย
คุณดูข้อมูลนี้แบบสั้นได้ในหน้า 'Duplicate customer records' ใต้หัวข้อ 'How merging works'
หากเบอร์ใดเบอร์หนึ่งในนี้เป็นเบอร์ของลูกค้าจริง ข้อมูลของลูกค้าคนนั้นจะไม่แสดงเป็นข้อมูลซ้ำ และจะไม่ปรากฏในหน้า 'Duplicate customer records'
เกิดอะไรขึ้นกับ store credit แต้ม และข้อมูลลูกค้าเมื่อรวมข้อมูล
ตารางด้านล่างแสดงว่าเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลแต่ละส่วนของลูกค้า เมื่อคุณรวมข้อมูลซ้ำ 2 รายการให้เหลือรายการเดียว
ส่วนของข้อมูล | ผลของการรวมข้อมูล | สิ่งที่ควรรู้ |
ยอด store credit หรือ cashback | นำมารวมกัน | ยอดติดลบก็นับด้วย ดังนั้น -10 และ +10 จะรวมกันได้ 0 |
วันหมดอายุของ cashback | ใช้วันหมดอายุเดิมของข้อมูลที่คุณเก็บไว้ | วันหมดอายุนี้ไม่แสดงที่ใดเลยใน BackOffice รวมถึงขั้นตอน 'Review what changes' คุณจึงตรวจสอบก่อนรวมข้อมูลไม่ได้ ส่วน store credit ไม่มีวันหมดอายุ จึงไม่มีวันหมดอายุที่ต้องย้ายมา |
แต้ม | นำมารวมกัน |
|
วันหมดอายุของแต้ม | แต้มแต่ละชุดยังคงใช้วันหมดอายุของตัวเอง | ระบบจัดการแต้มแยกต่างหาก ไม่มีการย้ายแต้มไปใช้วันหมดอายุเดียวกัน จึงไม่มีแต้มใดหมดอายุเร็วขึ้น และไม่มีแต้มใดได้ยืดอายุ |
การเป็นสมาชิกและการผูกบัญชี Beep | คงไว้ และหากข้อมูลที่คุณเก็บไว้ไม่ได้ผูกบัญชี Beep ระบบจะย้ายการผูกบัญชี Beep ของข้อมูลอีกรายการมาให้ | ข้อมูล 2 รายการที่ผูกกับบัญชี Beep คนละบัญชีจะไม่แสดงในหน้า Duplicates เลย คุณจึงไม่ต้องเลือกระหว่างสมาชิก 2 คน |
ระดับสมาชิก | ข้อมูลที่คุณเก็บไว้จะคงระดับสมาชิกของตัวเอง หากไม่มีระดับสมาชิก จะใช้ระดับสมาชิกของข้อมูลอีกรายการ | ระบบจะไม่นำระดับสมาชิก 2 ระดับมารวมกันไม่ว่ากรณีใด |
ประวัติการซื้อ | รวมกัน | รายการขายทุกรายการจากข้อมูลที่เลิกใช้จะแสดงอยู่ใต้ลูกค้าที่คุณเก็บไว้ นี่คือความต่างจากการลบ ซึ่งจะทำให้รายการขายเหล่านั้นไม่มีลูกค้าผูกอยู่ |
วันที่ซื้อล่าสุด | ใช้วันที่ที่ใหม่กว่าจากทั้ง 2 รายการ |
|
ชื่อ อีเมล และรายละเอียดอื่น | ใช้รายละเอียดของข้อมูลที่คุณเก็บไว้ | ระบบจะไม่คัดลอกรายละเอียดที่กรอกไว้ในข้อมูลอีกรายการมาให้ หากข้อมูลที่คุณเก็บไว้ไม่มีอีเมลแต่อีกรายการมี อีเมลนั้นจะหายไป ตรวจสอบข้อมูลทั้ง 2 รายการก่อนเลือก |
Member ID | ข้อมูลที่คุณเก็บไว้จะคง Member ID ของตัวเอง | ทำงานเหมือนรายละเอียดอื่นในโปรไฟล์ ระบบจะไม่คัดลอกอะไรมาให้ |
แท็ก | ข้อมูลที่คุณเก็บไว้จะคงแท็กของตัวเอง | ระบบจะไม่เพิ่มแท็กของข้อมูลอีกรายการ ข้อยกเว้นเดียวคือแท็กระดับสมาชิก ซึ่งระบบจะอัปเดตให้ตรงกับระดับสมาชิกสุดท้ายของข้อมูลหลังรวม |
ข้อมูลอีกรายการ | เลิกใช้ (retired) | ข้อมูลนี้จะหายไปจากรายชื่อลูกค้า ผลการค้นหา ไฟล์ส่งออก และกลุ่มเป้าหมายของแคมเปญ แต่ระบบไม่ได้ลบข้อมูลนี้ สิ่งใดที่เข้ามาหาข้อมูลนี้ภายหลัง เช่น รายการขายที่คีย์บนเครื่อง POS จะไปอยู่ที่ข้อมูลที่คุณเก็บไว้ |
หมายเหตุ:
BackOffice ไม่มีหน้าประวัติการรวมข้อมูล หากการรวมข้อมูลย้ายแต้มหรือ store credit มา ประวัติในโปรไฟล์ลูกค้าจะมีรายการ 'Merged from duplicate customer' ที่แสดงว่ารวมข้อมูลเมื่อใดและย้ายอะไรมาบ้าง คุณจึงกลับมาดูได้ภายหลัง ระบบไม่นับซ้ำ แต้มที่ย้ายมายังคงมีประวัติของตัวเอง และรายการนี้เป็นเพียงบันทึกว่าเกิดการรวมข้อมูลขึ้น หากการรวมข้อมูลไม่ได้ย้ายแต้มหรือ store credit มาเลย จะไม่มีรายการนี้ การรวมข้อมูลทุกกลุ่มพร้อมกันยังมีไฟล์สรุปให้ดาวน์โหลดด้วย ตรวจสอบว่าขั้นตอน 'Review what changes' ถูกต้องก่อนกดยืนยัน
การแก้ปัญหา
ตารางด้านล่างรวบรวมปัญหาที่ร้านค้าพบบ่อยที่สุดเมื่อค้นหาและรวมข้อมูลลูกค้าที่ซ้ำกัน
ปัญหา | วิธีแก้ไข |
หาหน้า Duplicates ไม่พบ | หน้านี้ไม่อยู่ในเมนูด้านข้าง ให้ไปที่ 'Customers' แล้วคลิก 'Review duplicates' ในข้อความเหนือรายชื่อลูกค้า หากไม่มีข้อความ อาจเป็นเพราะไม่มีข้อมูลซ้ำ บัญชีพนักงานของคุณไม่มีสิทธิ์ 'Merge Duplicate Customers' ใน 'Limit BackOffice Access' หรือฟีเจอร์นี้ยังไม่เปิดให้บัญชีของคุณ เนื่องจากกำลังทยอยเปิดให้ใช้งาน |
ลูกค้า 2 คนชื่อเหมือนกันแต่ไม่ได้อยู่ในกลุ่มเดียวกัน | ระบบจัดกลุ่มตามเบอร์มือถือเท่านั้น ข้อมูล 2 รายการจะอยู่ในกลุ่มเดียวกันก็ต่อเมื่อใช้เบอร์เดียวกัน ชื่อหรืออีเมลที่ตรงกันจึงไม่ทำให้ระบบจัดกลุ่มให้ |
เบอร์เดียวกันบันทึกไว้ 2 รูปแบบ | ข้อมูลยังคงอยู่ในกลุ่มเดียวกัน BackOffice จะอ่านเบอร์เดียวกันที่เขียนต่างกันเป็นเบอร์เดียว ไม่ว่าจะมีหรือไม่มีรหัสประเทศ และมีหรือไม่มีเลข 0 ข้างหน้า ระบบจะอ่านเบอร์ที่บันทึกโดยไม่มีรหัสประเทศตามประเทศของธุรกิจคุณ |
รวมข้อมูลผิดรายการ | การรวมข้อมูลย้อนกลับใน BackOffice ไม่ได้ ติดต่อ StoreHub Support พร้อมแจ้งชื่อร้าน เบอร์มือถือของกลุ่มนั้น และชื่อในข้อมูลทั้ง 2 รายการ แล้วทีมงานจะแจ้งได้ว่ามีอะไรย้ายไปบ้าง |
ข้อมูลซ้ำใหม่ยังเพิ่มขึ้นอีกหลังจากจัดการไปแล้ว | ลูกค้าที่เพิ่มจากเครื่อง POS ยังสร้างด้วยเบอร์ที่มีลูกค้าใช้อยู่แล้วได้ ให้รวมข้อมูลอีกครั้งจากหน้า Duplicates |
บันทึกเบอร์มือถือของลูกค้าไม่ได้ | หากมีลูกค้าใช้เบอร์นี้อยู่แล้ว BackOffice จะไม่บันทึกเบอร์นั้น ทั้งตอนเพิ่มลูกค้าใหม่และตอนแก้ไขข้อมูลลูกค้าเดิม ระบบจะแสดงชื่อลูกค้าที่ใช้เบอร์นั้นอยู่ พร้อมลิงก์ให้เปิดดูข้อมูลลูกค้าคนนั้น ส่วนเบอร์สมมติ (placeholder) ไม่กี่เบอร์ เช่น 00000000 หรือ 12345678 ระบบจะไม่ตรวจ จึงไม่มีผลกับเบอร์เหล่านี้ หากยังบันทึกเบอร์สมมติไม่ได้ อาจเป็นเพราะฟีเจอร์ส่วนนี้ยังไม่เปิดให้บัญชีของคุณ |
คลิก 'Merge all duplicates' แล้ว แต่ระบบรวมข้อมูลได้น้อยกว่าจำนวนกลุ่มที่แจ้งไว้ หรือไม่รวมเลย | เป็นเรื่องปกติ BackOffice จะข้ามกลุ่มที่ข้อมูลทั้ง 2 รายการมีชื่อ นามสกุล หรือวันเกิดไม่ตรงกัน กลุ่มเหล่านั้นจึงยังอยู่ในรายการให้คุณตรวจสอบเอง หากเป็นคนเดียวกันจริง ให้รวมทีละกลุ่มตามหัวข้อ รวมข้อมูลซ้ำทีละกลุ่ม หรือซ่อนกลุ่มนั้นหากไม่ใช่คนเดียวกัน |
ข้อมูล 2 รายการใช้เบอร์เดียวกันแต่ไม่เคยแสดงเป็นกลุ่ม | ตรวจสอบก่อนว่าเบอร์นั้นเป็นเบอร์สมมติหรือไม่ เช่น 00000000 หรือ 12345678 ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำสำหรับเบอร์เหล่านี้ ข้อมูลที่ใช้เบอร์สมมติเบอร์เดียวกันจึงไม่อยู่ในกลุ่มเลย ซึ่งเป็นเรื่องปกติ หากไม่ใช่เบอร์สมมติ ให้อ่านต่อ หากข้อมูลทั้ง 2 รายการผูกกับบัญชี Beep ของตัวเองคนละบัญชี กลุ่มนั้นจะไม่แสดงในหน้า Duplicates และรวมข้อมูลในหน้านั้นไม่ได้ ติดต่อ StoreHub Support ผ่าน Live Chat |
ข้อมูลลูกค้าไม่แสดงเป็นข้อมูลซ้ำ แม้จะใช้เบอร์โทรศัพท์เดียวกัน | StoreHub ไม่นำเบอร์สมมติมาตรวจหาข้อมูลซ้ำ ให้แก้ไขข้อมูลลูกค้าโดยใส่เบอร์โทรศัพท์จริงของลูกค้า เพื่อให้ระบบตรวจพบข้อมูลซ้ำ |
BackOffice ไม่ยอมให้บันทึกเบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า | ตรวจสอบความยาวและรูปแบบของเบอร์โทรศัพท์ว่าถูกต้อง แล้วบันทึกอีกครั้ง |
ลองทุกวิธีข้างต้นแล้วแต่ยังแก้ไม่ได้ | ติดต่อ StoreHub Support พร้อมแจ้งชื่อร้าน เบอร์มือถือที่เกี่ยวข้อง และชื่อในข้อมูลทั้ง 2 รายการ ผ่าน Live Chat |
คำถามที่พบบ่อย
1. เมื่อรวมข้อมูล store credit แต้ม หรือประวัติการซื้อจะหายไปหรือไม่
ไม่หาย ระบบจะรวม store credit และ cashback รวมถึงแต้มและประวัติการซื้อจากข้อมูลทั้ง 2 รายการไว้ในข้อมูลที่คุณเก็บไว้ ส่วนรายละเอียดในโปรไฟล์ทำงานต่างออกไป จึงควรอ่านคำถามข้อ 7 ก่อนเลือกว่าจะเก็บข้อมูลรายการใด หากลูกค้ามี cashback ให้อ่านคำถามข้อ 5 ด้วย
2. ย้อนกลับการรวมข้อมูลได้หรือไม่
ไม่ได้ การรวมข้อมูลย้อนกลับไม่ได้ จึงควรตรวจสอบขั้นตอน 'Review what changes' ก่อนกดยืนยัน หากรวมข้อมูลที่ไม่ควรรวมไปแล้ว ให้ติดต่อ StoreHub Support ผ่าน Live Chat
3. ระบบลบข้อมูลที่เกินมาหรือไม่
ไม่ลบ ระบบจะเลิกใช้ (retire) ข้อมูลนั้น ซึ่งต่างจากการลบ ข้อมูลนั้นจะไม่แสดงในรายชื่อลูกค้า ผลการค้นหา ไฟล์ส่งออก และกลุ่มเป้าหมายของแคมเปญอีก แต่ระบบไม่ได้ลบข้อมูลทิ้ง สิ่งใดที่เข้ามาหาข้อมูลนั้นภายหลังจะไปอยู่ที่ข้อมูลที่คุณเก็บไว้
4. ลูกค้า 2 คนใช้เบอร์โทรศัพท์เดียวกันจริง ควรทำอย่างไร
อย่ารวมข้อมูล ให้คลิก 'Hide' ที่กลุ่มนั้น เพื่อไม่ให้แสดงในหน้า Duplicates อีก คุณนำกลุ่มกลับมาแสดงได้ทุกเมื่อด้วยการติ๊ก 'Show hidden groups' การซ่อนใช้ได้กับข้อมูลที่มีอยู่แล้วเท่านั้น นับจากนี้ไป เบอร์มือถือ 1 เบอร์จะเป็นของลูกค้าได้เพียง 1 คน คุณจึงสร้างโปรไฟล์ที่ 2 ด้วยเบอร์ที่ใช้ร่วมกันไม่ได้ ใครที่ต้องมีโปรไฟล์ของตัวเองต้องใช้เบอร์ของตัวเอง ข้อยกเว้นเดียวคือเบอร์สมมติ (placeholder) ไม่กี่เบอร์ เช่น 00000000 หรือ 12345678 ดูหัวข้อ 'เบอร์ที่ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ'
5. วันหมดอายุของยอดคงเหลือของลูกค้าจะเป็นอย่างไร
store credit ไม่มีวันหมดอายุ จึงไม่มีวันหมดอายุที่ต้องย้ายมา ส่วน cashback มีวันหมดอายุ และยอดที่รวมกันแล้วจะใช้วันหมดอายุ cashback ของข้อมูลที่คุณเก็บไว้ หากคุณเก็บข้อมูลที่ cashback หมดอายุเร็วกว่าไว้ ยอดที่รวมกันทั้งหมดก็จะหมดอายุเร็วขึ้นด้วย วันหมดอายุนี้ไม่แสดงที่ใดเลยใน BackOffice คุณจึงตรวจสอบก่อนรวมข้อมูลไม่ได้ ส่วนแต้มทำงานต่างออกไปอีกแบบ แต้มแต่ละชุดยังคงใช้วันหมดอายุของตัวเอง
6. การรวมข้อมูลจะทำให้ลูกค้าได้ระดับสมาชิกที่สูงขึ้นหรือไม่
ระบบจะไม่นำระดับสมาชิกมารวมกันไม่ว่ากรณีใด ข้อมูลที่คุณเก็บไว้จะคงระดับสมาชิกของตัวเอง หากไม่มีระดับสมาชิก จะใช้ระดับสมาชิกจากข้อมูลอีกรายการ
7. ข้อมูลรายการหนึ่งมีอีเมล แต่อีกรายการไม่มี การรวมข้อมูลจะเก็บอีเมลนั้นไว้หรือไม่
เก็บไว้เฉพาะเมื่ออีเมลอยู่ในข้อมูลที่คุณเก็บไว้ ระบบจะไม่คัดลอกรายละเอียดจากข้อมูลที่จะเลิกใช้มาให้ ดังนั้นอีเมล วันเกิด หรือที่อยู่ที่มีเฉพาะในข้อมูลอีกรายการจะหายไป เปิดดูข้อมูลทั้ง 2 รายการและตรวจสอบก่อนเลือกว่าจะเก็บรายการใด
8. แคชเชียร์ยังสร้างข้อมูลซ้ำที่เครื่อง POS ได้อยู่หรือไม่
ได้ ตอนนี้ยังสร้างได้อยู่ การตรวจสอบที่ป้องกันข้อมูลซ้ำทำงานบน BackOffice ลูกค้าที่เพิ่มจากเครื่อง POS ยังสร้างด้วยเบอร์ที่มีอยู่แล้วได้ จึงควรเข้าไปดูหน้า Duplicates เป็นระยะ
9. ทำไมจึงบันทึกลูกค้าด้วยเบอร์ที่เคยใช้แล้วไม่ได้อีก
เบอร์มือถือส่วนใหญ่เป็นของลูกค้าได้เพียง 1 คน ยกเว้นเบอร์สมมติไม่กี่เบอร์ เช่น 00000000 หรือ 12345678 ที่บันทึกให้ลูกค้ามากกว่า 1 คนได้ ดูหัวข้อ 'เบอร์ที่ระบบไม่ตรวจหาข้อมูลซ้ำ' สำหรับเบอร์อื่นทั้งหมด BackOffice จะแจ้งว่าลูกค้าคนใดใช้เบอร์นั้นอยู่แล้ว พร้อมลิงก์ให้เปิดดูข้อมูลของลูกค้าคนนั้น ทั้งตอนเพิ่มลูกค้าใหม่และตอนแก้ไขข้อมูลลูกค้าเดิม
10. รายงานจะยังนับลูกค้าคนนี้ 2 ครั้งอยู่หรือไม่
รายงานหรือไฟล์ส่งออกที่คุณเคยสร้างไว้แล้วจะยังแสดงตัวเลขตามเวลาที่สร้าง นับจากที่รวมข้อมูลแล้ว รายการขาย แต้ม store credit และประวัติสะสมแต้ม (loyalty) จะอยู่ในข้อมูลที่คุณเก็บไว้ ทุกอย่างที่สร้างจากข้อมูลเหล่านี้จึงสะท้อนผลการรวมข้อมูล
11. การรวมข้อมูลมีผลกับการเป็นสมาชิกของลูกค้าหรือไม่
ไม่มีผล ลูกค้าที่รวมข้อมูลแล้วจะยังคงการเป็นสมาชิก แต้ม และระดับสมาชิกไว้ การรวมข้อมูลไม่ได้ยกเลิกการเป็นสมาชิก และไม่ได้เริ่มการเป็นสมาชิกใหม่
12. หากนำเข้าลูกค้าจากไฟล์ CSV จะทำให้เกิดข้อมูลซ้ำอีกหรือไม่
ไม่เกิด การนำเข้าจะสร้างข้อมูลรายการที่ 2 ด้วยเบอร์มือถือที่มีลูกค้าใช้อยู่แล้วไม่ได้อีกต่อไป หากแถวนั้นตรงกับลูกค้าที่คุณมีอยู่แล้ว จะไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง และการนำเข้าจะเสร็จสิ้นด้วยสถานะ 'Completed' หากข้อมูลต่างกัน ระบบจะข้ามแถวนั้น พร้อมแจ้งให้คุณแก้ไขข้อมูลลูกค้าคนนั้นหรือเพิ่ม 'Customer Id' ของลูกค้า ดูบทความ วิธีนำเข้าและส่งออกข้อมูลลูกค้า เพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับแถวแต่ละประเภท
ต้องการความช่วยเหลือ?
ติดต่อ StoreHub Support ผ่าน live chat ในแอป StoreHub ของคุณ หรืออีเมล [email protected]
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?
แจ้งให้เราทราบด้านล่าง หรือติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม