Artikel ini untuk siapa?
Peniaga StoreHub yang mahu menjejaki tahap stok produk mereka dan menerima pemberitahuan apabila stok semakin rendah, supaya boleh menambah stok tepat pada masanya.
Gambaran Keseluruhan
Artikel ini menerangkan cara mengaktifkan penjejakan stok untuk produk anda (Simple Inventory), menetapkan tahap stok amaran dan tahap stok ideal, serta mengaktifkan pemberitahuan e-mel untuk stok rendah (Supply Needs). Selepas siap disediakan, anda boleh menambah atau mengemas kini stok menggunakan purchase order atau stock take, dan langkah untuk kedua-duanya ada dalam panduan berasingan yang dipautkan di bawah. Panduan ini juga menunjukkan cara mengubah tetapan anda dan melihat stok di semua outlet anda.
Sebelum Anda Bermula
Akses ke BackOffice.
Produk anda sudah ditambah dalam BackOffice. Jika anda belum menambah sebarang produk, tambah produk itu dahulu sebelum mengaktifkan penjejakan stok.
Sambungan internet yang stabil.
Panduan Langkah demi Langkah
Aktifkan Simple Inventory untuk Produk Anda
1. Dalam BackOffice anda, pergi ke halaman 'Products'.
2. Buka produk yang anda mahu jejaki.
3. Skrol ke bahagian 'Inventory & Variants'.
4. Tandakan kotak 'Track stock level'.
5. Di bawah 'Inventory type', pilih 'Simple'.
6. Isi atau kemas kini ruangan berikut:
'Quantity': Tahap stok semasa bagi produk ini.
'Warning stock level': Apabila stok turun ke nombor ini, produk akan muncul dalam 'Supply Needs', jadi anda tahu sudah tiba masa untuk menambah stok.
'Ideal stock level': Jumlah stok maksimum yang anda mahu simpan bagi produk ini di kedai.
Kemas kini stok: Mengemas kini tahap stok secara berkala menggunakan alat seperti stock take memastikan rekod anda tepat dan penambahan stok dibuat tepat pada masanya.
7. Klik 'Save'.
Nota:
Untuk menambah atau mengemas kini stok selepas persediaan, anda boleh menggunakan purchase order (apabila anda menerima stok daripada pembekal) atau stock take (apabila anda mengira dan menyelaraskan stok).
Sediakan Supply Needs dan Peringatan E-mel
'Supply Needs' memaparkan produk yang telah mencapai atau turun di bawah tahap stok amaran. Anda boleh mengaktifkan pemberitahuan e-mel supaya menerima pemberitahuan.
1. Dalam BackOffice anda, pergi ke 'Stock Management'.
2. Untuk menerima pemberitahuan apabila sesuatu item mencapai tahap stok amaran, aktifkan pemberitahuan e-mel.
3. Aktifkan pemberitahuan bagi kedai yang anda mahu terima pemberitahuan.
4. Apabila sesuatu produk mencapai tahap amarannya, anda akan menerima e-mel supaya boleh membuat purchase order atau menambah stok.
Nota:
Selepas anda melihat item dalam 'Supply Needs', anda boleh membuat purchase order untuk menambah stok. Lihat artikel ini untuk mengetahui langkahnya.
Ubah atau Matikan Penjejakan Stok
Untuk mengubah tahap amaran, tahap ideal, atau kuantiti:
1. Dalam BackOffice anda, pergi ke halaman 'Products' dan klik untuk membuka produk tersebut.
2. Skrol ke bahagian 'Inventory & Variants'.
3. Ubah 'Quantity', 'Warning stock level', atau 'Ideal stock level' mengikut keperluan.
4. Klik 'Save'.
Untuk berhenti menjejaki stok bagi sesuatu produk:
1. Dalam BackOffice anda, pergi ke halaman 'Products' dan buka produk tersebut.
2. Skrol ke bahagian 'Inventory & Variants'.
3. Buang tanda pada kotak 'Track stock level'.
4. Klik 'Save'.
Nota:
Apabila penjejakan dimatikan, produk tersebut tidak akan muncul lagi dalam 'Supply Needs' dan tidak boleh digunakan dalam purchase order atau stock take. Jualan produk itu juga tidak akan mengurangkan stok dalam sistem.
Lihat Tahap Stok di Semua Outlet
Untuk melihat jumlah stok yang ada di setiap outlet:
1. Dalam BackOffice anda, pergi ke halaman 'Products'.
2. Buka produk tersebut.
3. Skrol ke bawah untuk melihat kuantiti stok bagi setiap outlet.
Nota:
Dalam BackOffice, kakitangan boleh melihat stok di semua outlet jika mereka mempunyai kebenaran yang sesuai. Pada StoreHub POS pula, kakitangan hanya melihat stok di outlet mereka sendiri. Untuk susunan yang berbeza, hubungi Pasukan Sokongan StoreHub.
Jejaki Pergerakan Stok dengan Audit Trail
'Audit Trail' membolehkan anda menjejaki setiap pergerakan stok bagi sesuatu produk, termasuk pembelian, jualan, stock take, dan pemindahan stok. Gunakannya untuk melihat apa yang berubah, bila ia berlaku, dan siapa yang membuat perubahan.
Nota:
Untuk menghasilkan audit trail, StoreHub mesti sudah menjejaki tahap stok item tersebut.
Audit trail hanya menyimpan data untuk 6 bulan terkini sahaja. Rekod yang lebih lama akan dipadam secara automatik.
'Audit Trail' hanya memaparkan produk yang dijejaki di bawah jenis inventori 'Simple'.
Log audit hanya merekod tindakan pengguna, dan ia tidak dihasilkan daripada masalah sistem.
Stock take hanya muncul dalam audit trail jika terdapat perubahan pada inventori (perbezaan antara kuantiti yang dijangka dan kuantiti yang dikira).
Buat masa ini, audit trail tidak menyokong penjejakan bagi item bersiri (serialized).
Cara Membuka Audit Trail daripada Produk
1. Dari BackOffice, pergi ke 'Products'.
2. Pilih produk tersebut.
3. Setelah produk dibuka, skrol ke bahagian 'Inventory type' dan klik 'Audit'.
4. Anda akan dibawa ke halaman 'Audit Trail'.
Cara Membuka Audit Trail daripada Stock Management
1. Dari BackOffice, pergi ke 'Stock Management', kemudian klik 'Audit Trail'.
2. Pilih produk, kedai yang berkenaan, dan tetapkan julat masa, kemudian klik 'Go'.
3. Pergerakan stok akan dipaparkan dalam senarai 'Audit Trail'. Klik 'Export to CSV' untuk memuat turun rekod tersebut.
Penyelesaian Masalah
Masalah | Penyelesaian |
Saya tidak nampak 'Track stock level' atau 'Inventory & Variants'. | Pastikan anda berada pada halaman edit produk (buka satu produk daripada senarai 'Products'). Skrol ke bawah kerana bahagian ini terletak di bawah butiran utama produk. Jika ia masih tiada, peranan BackOffice anda mungkin tidak membenarkan tetapan inventori. Semak dengan admin akaun anda. |
Saya tidak menerima e-mel 'Supply Needs'. | Pergi ke 'Stock Management', kemudian pilih 'Supply Needs' dan klik 'Email Notification'. Pastikan pemberitahuan diaktifkan bagi kedai yang anda mahu. Semak juga folder spam e-mel anda. |
Tahap stok tidak sepadan dengan stok sebenar di kedai saya. | Jalankan stock take untuk mengira stok fizikal dan mengemas kini sistem. Rujuk panduan Cara Melakukan Stock Take untuk langkah-langkahnya. |
Soalan Lazim
1. Apakah beza antara 'Warning stock level' dan 'Ideal stock level'?
'Warning stock level' ialah jumlah minimum yang mencetuskan pemberitahuan supaya anda tahu sudah tiba masa untuk menambah stok. 'Ideal stock level' pula ialah jumlah maksimum yang anda mahu simpan di kedai. Apabila stok turun ke tahap amaran atau lebih rendah, produk itu akan muncul dalam 'Supply Needs' dan anda boleh menerima pemberitahuan e-mel.
2. Bolehkah saya mengemas kini stok secara pukal?
Boleh. Anda boleh menggunakan proses stock take dan import fail CSV yang mengandungi kuantiti terkini. Rujuk panduan Cara Melakukan Stock Take untuk cara menjalankan stock take dan menggunakan pilihan import CSV.
3. Perlukah saya menyediakan 'Supply Needs' jika saya sudah menetapkan tahap amaran pada produk saya?
Menetapkan tahap amaran pada setiap produk ialah langkah pertama. 'Supply Needs' pula ialah halaman tempat produk berstok rendah itu dipaparkan. Mengaktifkan pemberitahuan e-mel dalam 'Supply Needs' ialah pilihan, tetapi ia membantu anda menerima pemberitahuan supaya tidak terlepas masa untuk menambah stok.
Perlukan Bantuan?
Hubungi Pasukan Sokongan StoreHub melalui live chat dalam aplikasi StoreHub anda atau e-mel [email protected].
Adakah artikel ini membantu?
Beritahu kami di bawah atau hubungi Pasukan Sokongan StoreHub untuk bantuan lanjut.